Dieser Beitrag ist Teil unserer Serie „Typische Fehler im Compliancebereich“ – und im heutigen Teil geht es um einen besonders häufigen, aber oft unterschätzten Risikofaktor: Personalwechsel ohne strukturierte Wissensweitergabe.
In dem Video erklärt der Riscreen Geschäftsführer Henrik von Kunhardt anhand eines Beispiels aus seiner Praxis, wie schnell gut funktionierende Datenschutzprozesse ins Wanken geraten können, wenn neue Mitarbeitende nicht rechtzeitig geschult oder sensibilisiert werden.
Warum Personalwechsel so gefährlich für Compliance-Prozesse sind
In vielen Unternehmen gibt es klar definierte Abläufe – etwa zur Bearbeitung von Auskunftsersuchen nach DSGVO. Solange das Team stabil bleibt, funktionieren diese Prozesse meist reibungslos.
Doch sobald eine neue Person eine zentrale Rolle übernimmt, passiert oft Folgendes:
- Schulungen erfolgen verspätet oder gar nicht.
- Neue Mitarbeitende kennen etablierte Prozesse nicht.
- Aus Unsicherheit werden Abläufe improvisiert oder ausgelassen.
- Fristen werden versäumt – mit teils erheblichen Konsequenzen.
Im Video berichten wir von einem Praxisfall, bei dem ein Unternehmen einen exzellent funktionierenden Prozess für Auskunftsersuchen hatte. Nach einem Personalwechsel wurden die Abläufe jedoch nicht mehr beachtet. Es kam zu Fristversäumnissen, Beschwerden, Schadensersatzforderungen und sogar Klagen.
Alles unnötig – und alles vermeidbar.
Warum dieser Fehler immer wieder passiert
Der geschilderte Fall ist repräsentativ für viele Situationen im Compliance- und Datenschutzbereich. Die Gründe wiederholen sich:
- Wissen ist nicht dokumentiert, sondern steckt in Köpfen.
- Onboarding-Prozesse sind inkonsistent oder fehlen ganz.
- Compliance-Themen werden im Tagesgeschäft verdrängt, insbesondere bei neuen Mitarbeitenden.
- Verantwortlichkeiten sind unklar oder werden missinterpretiert.
Dieser „typische Fehler“ ist kein Sonderfall – sondern ein strukturelles Problem, das viele Unternehmen kennen.
Wie Unternehmen diese Risiken zuverlässig vermeiden
Mit wenigen, aber konsequent umgesetzten Maßnahmen lassen sich solche Fehler verhindern:
1. Pflichtschulungen bei Rollen- und Personalwechseln
Neue Verantwortliche müssen sofort, nicht „irgendwann“, geschult werden.
2. Klare Onboarding-Checklisten
Etablierte Prozesse, Fristen und Verantwortlichkeiten müssen schriftlich und leicht zugänglich sein.
3. Gute Dokumentation statt implizitem Wissen
Prozesswissen darf nicht verloren gehen, wenn Personen das Unternehmen verlassen.
4. Regelmäßige Auffrischungen
Auch Teams, die lange stabil sind, benötigen gelegentliche Updates.
5. Technische Tools nutzen
Digitale Fristenüberwachung und Arbeitsabläufe reduzieren menschliche Fehler drastisch.
Fazit: Stabilität entsteht durch Wissen – nicht durch Personen
Personalwechsel sind unvermeidbar. Fehlerhafte oder unterbrochene Compliance-Prozesse jedoch nicht.
Wer Schulung, Dokumentation und Onboarding ernst nimmt, verhindert nicht nur typische Fehler, sondern stärkt die gesamte Compliance-Kultur des Unternehmens.