Am 25.01.2023 fielen diverse Services von Microsoft aus –ein klassischer Fall von Business Continuity Management. Tausende Unternehmen waren von der Unterbrechung betroffen und konnten zeitweise nicht auf ihre wichtigen Kommunikations- und Kollaborationstools zugreifen.
Dieses Beispiel zeigt deutlich, dass Unternehmen nicht allein von einzelnen Ressourcen abhängig sein sollten. Stattdessen ist es entscheidend, robuste BCM-Strategien zu implementieren, um die Geschäftskontinuität auch in solchen Situationen sicherzustellen. Wie das funktioniert, erklären wir in diesem Beitrag.
Video: BSI Standard 200-4 und BCM (März 2021)
Die heutige Geschäftswelt ist vernetzt. Lieferketten weltweit und digitale Technologien sind Alltag und sorgen für Effizienz und Schnelligkeit. Unternehmen setzen dafür auf eine Vielzahl von Werkzeugen und Plattformen. Eines dieser Werkzeuge ist Microsoft Teams, das als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform weitverbreitet ist. Doch was passiert, wenn Teams plötzlich offline ist und der Informationsfluss zum Erliegen kommt? Dieser Vorfall verdeutlicht die Notwendigkeit eines effektiven Business Continuity Managements (BCM).
Business Continuity Management ist die proaktive Vorbereitung eines Unternehmens auf Notfälle, Krisen oder unvorhergesehenen Ereignisse. Ziel ist, dass die Organisation weiterhin operieren kann. BCM beinhaltet die Entwicklung von Plänen, Verfahren und Maßnahmen, um die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren. Dies betrifft nicht nur die Technologie, sondern auch die Menschen, Prozesse und Infrastruktur eines Unternehmens.
Es geht also grundsätzlich um Gefahrenabwehr. BCM ist damit ein Compliance-Thema. Es unterliegt diversen Standards, wie dem ISO, dem BSI (…), der NIST (National Institute of Standards, USA), der BSI Group (British Standards Institution) und anderen.
Aufbau eines Business Continuity Management Systems
Der erste Schritt zur Implementierung eines wirksamen BCM besteht darin, eine umfassende Risikoanalyse durchzuführen. Identifizieren Sie die verschiedenen Bedrohungen und potenziellen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Hierzu gehören nicht nur technische Störungen wie Ausfälle von Kommunikationstools, sondern auch Naturkatastrophen, Sicherheitsvorfälle, Pandemien und andere Ereignisse, die Ihre Geschäftsabläufe beeinträchtigen könnten.
Holistische Betrachtung ist wichtig
Es zeigt sich schnell, dass die Betrachtung einzelner Faktoren nicht zielführend ist, da im Unternehmensumfeld alles miteinander vernetzt ist. Die holistische Betrachtung schaut sich daher das Ganze an („the whole value chain“).
Schritt 1: Analysieren
Im ersten Schritt geht man von der Frage aus „Was sind die größten Risiken, die ich als Unternehmen habe, bei denen ich nicht mehr arbeitsfähig bin und was könnte dazu führen?“.
Ein multinationaler Konzern betrachtet somit nicht nur das eigene Unternehmen, sondern weltweit alles bezüglich des operationellen Risikos, welches sich auf das eigene Unternehmen auswirken könnte. Auf Basis dieser Risikobewertung kann das Unternehmen dann die jeweilige Eventualität im Sinne der Eintrittswahrscheinlichkeit mit der Schadenshöhe abwärts einordnen.
Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass viele Unternehmen und Staaten bestimme Risiken ausgeklammert haben –denken wir nur an Corona, aber auch an die aktuelle Russland-Ukraine-Situation.
Schritt 2: Maßnahmen
Basierend auf den Ergebnissen der Risikoanalyse können Sie dann spezifische Maßnahmen ergreifen, um Ihre Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Dazu gehören:
- Notfallpläne: Entwickeln Sie detaillierte Pläne, um auf verschiedene Szenarien vorbereitet zu sein. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auch in Krisenzeiten reibungslos funktioniert.
- Liquiditätsplanung: Wie viele Monate sollte das eigene Unternehmen ohne neuen Cashflow zahlungsfähig bleiben?
- Redundante Systeme: Implementieren Sie redundante Systeme und alternative Kommunikationswege, um Ausfälle zu minimieren. Dies könnte die Verwendung alternativer Plattformen oder die Einrichtung von Backup-Servern umfassen. Für Microsoft Teams wäre zum Beispiel eine Backuplösung denkbar, die im Notfall einen Zugang auf die Firmendateien weiterhin ermöglicht –selbst, wenn das Internet ausgefallen ist.
- Schulungen, Sensibilisierung und Übungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die BCM-Pläne informiert sind und in der Lage sind, angemessen auf Notfälle zu reagieren. Schulungen und regelmäßige Übungen können helfen, die Widerstandsfähigkeit Ihres Teams zu stärken.
- Kontinuierliches Monitoring und Aktualisierung: Überwachen Sie regelmäßig Ihre BCM-Strategien und passen Sie sie bei Bedarf an. Technologien und Bedrohungen ändern sich ständig, daher ist es wichtig, dass Ihre Pläne aktuell sind und den aktuellen Gegebenheiten entsprechen.
Ein effektives BCM kann Ihnen helfen, die Auswirkungen von Störungen wie dem Ausfall von Microsoft Teams zu minimieren. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, auch in schwierigen Zeiten weiterhin effizient zu arbeiten und den Schaden für Ihr Geschäft zu begrenzen.
Beispiel: Business Continuity Management
Die Firma Schraubenfabrik Schulze fertigt Schrauben mit den eigenen Maschinen für Automobilhersteller. Die Lieferverträge beinhalten eine just-in-time Lieferung.
Seit heute ist ein Bauteil an einer Schrauben-Fräsmaschine defekt, die Maschine funktioniert nicht mehr. Das Ersatzteil ist nicht verfügbar, da es aus China aktuell nicht geliefert werden kann.
Dank eines guten BCM hat die Schraubenfabrik die benötigten Schrauben auf Lager produziert und kann diese nun ausliefern. Es kommt zu keinen Lieferverzögerungen und Strafzahlungen bleiben aus.
Es ist wichtig anzumerken, dass BCM nicht nur auf große Unternehmen beschränkt ist. Auch kleine und mittlere Unternehmen sollten diese Konzepte berücksichtigen, da sie genauso anfällig für Störungen sind. In der heutigen stark vernetzten Welt ist es unerlässlich, eine umfassende BCM-Strategie zu implementieren, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner aufrechtzuerhalten.
Profitabler werden mit BCM
Ein gutes Business Continuity Management ist nicht nur ein Kostenfaktor, sondern kann ein Unternehmen profitabler machen:
- Reduktion der Verluste: Wer auf eine gute Alternative im Krisenfall zurückgreifen kann, spart häufig viel Geld durch verhinderte Ausfälle oder Strafzahlungen.
- Innovationen in der Krise: Gut vorbereitete Unternehmen nutzen Krisen für Innovationen, z. B. um neue Geschäftsfelder zu eröffnen. Wir sehen bei unseren Kunden hier immer wieder bemerkenswerte Erfolge.
Letztlich geht es beim Business Continuity Management darum, proaktiv zu handeln, um Ihr Unternehmen vor potenziellen Unterbrechungen zu schützen. Es geht darum, resilient zu sein und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auch in Krisenzeiten weiterhin erfolgreich ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen vorbereitet ist, um die Herausforderungen zu meistern, die auf dem Weg zum Erfolg auftreten können – selbst wenn MS Teams einmal offline ist.
Sie benötigen Hilfe beim Aufbau ihrer BCM Strategie?
Wir bringen das notwendige Wissen und Handwerkszeug aus jahrzehntelanger Erfahrung mit, um Ihnen zu helfen, mit der Krise umzugehen und vorbereitet zu sein. Riscreen versteht die Strukturen und Interdependenzen, die in Unternehmen vorherrschen können. Wir betreuen Kunden aus unterschiedlichen Industrien und kennen die spezifischen Eigenheiten –sprechen Sie uns an.